Etapas Metodologia para el Analisis de Sistemas

La metodologia propuesta se conforma con las siguientes etapas:

1) RECONOCIMIENTO

Tiene como objetivo el reconocer la organizacion en estudio, definir el objetivo del proyecto e identificar el area de estudio. Esta etapa debera documentarse mediante un informe, en el mismo se consignaran los siguientes items:

Introduccion - (objetivo del informe) es decirque es lo que se va a encontrar en el informe.

Objetivo de la organizacion: que se persigue como empresa u organizacion, a donde se quiere llegar.

Reseña historica: un breve reconto de como evoluciono la organizacion desde sus inicios hasta la actualidad.

Tamaño de la organizacion y dispersion geografica: cantidad de personal, de sucursales, ubicacion geografica, cantidad de transacciones (ventas, compras, etc) con lo que se puede determinar la magnitud de la organizacion y sus transacciones.

Objetivo del mandaro o del proyecto: es decir, para que nos llamaron.

Estructura de la organizacion: desde el punto de vista de cantidad de personas, jerarquia, cadena de mando etc.

Conclusion: determinacion del area de la organizacion que se encuentra involucrada con nuestro proyecto.

este informe se suele acompañar con anexos, como un diagrama de la organizacion en el cual se observe su estructura y las relaciones jerarquicas (organigrama) y con una matriz funcion responsable que permita identificar quien tiene la responsabilidad de llevar a cabo cada una de las tareas que hacen al objeto de estudio.

Para recolectar la informacion necesaria para esta etapa del analisis se utilizan distintas tecnicas de recoleccion de informacion como revision de documentos y entrevistas.

2) PLANEAMIENTO

Esta etapa tiene como objetivo realizar la planificacion de todas las actividades que se llevaran a cabo para el analisis del sistema, la estimacion de sus tiempos de desarrollo y los costos asociados a las mismas.

una de las herramientas de planificacion mas simple es utilizar diagramas de barras que muestran cada actividad de la etapa de analisis del proyecto de sistema y la cantidad de tiempo que tomara cada actividad; este metodo fue desarrollado por Henry L. Gantt. Los diagramas de Gantt, tambien conocidos como diagramas de barras, contienen barras que representan a cada una de las actividades y cuya longitud representa la duracion de la actividad respectiva. La ventaja principal de este tipo de diagrama es la sencillez, a su vez el diagrama puede ser mejorado adicionando a cada barra de tiempo estimado, otra con el tiempo real que demando cada actividad, lo que nos permitira ir ajustando las fechas del proyecto.
Otra manera de utilizar este grafico, es mostrando claramente la precedencia de cada una de las tareas. De esta manera el grafico tambien mostrara el tiempo total de la etapa de analisis sin la necesidad de efectuar la suma de los tiempo de cada una de las etapas.
No debemos olvidar que esta etapa de planeamiento debe ocuparte, al igual de los tiempos, de los recursos necesarios para llevar a cabo el analisis. Estos recursos implican equipos, personal, horarios profesionales, viaticos, etc. De no especificar claramente los recursos necesario, quienes tienen la decision de aprobar o no la continuidad del proyecto no podran tomar la decision con la informacion necesaria para hacerlo corriendose el riesgo que el proyecto fracese debido a una escasa asignacion de recursos.

La etapa de planeamiento al igual que el resto de las etapas se documenta a traves de un informe de planeamiento, en el cual se debera incluir:
-Objetivo del informe
-Estimacion de tiempos y costos para llevar a cabo las dos etapas siguiente del analisis como lo son el Relevamiento y el Diagnostico
-Alternativas de Pago para las distintas etapas
-Tambien se encontrara acompañado de una seccion d anexos, en la cual se incluira el Diagrama de Gantt

3) RELEVAMIENTO

Esta etapa tiene como objetivo principal la recoleccion y documentacion de toda informacion relacionada con como se llevan a cabo las actividades que hacen al sistema en estudio o de que forma trabaja el sistema para cumplir con sus responsabilidades.
Es una etapa en la cual se recolecta informacion relacionada a los distintos procesos que se llevan a cabo, los soportes que se utilizan para la informacion, formularios, asi como los reportes o salidas que se generan. Se desarrolla, generalmente, en los niveles operativos de la organizacion.
Se documenta , aal igual que las etapas anteriores, mediante un informe qu consta de las siguientes secciones:

-Introduccion (objetivo del informe) Representacion de los circuitos administrativos mediante el uso de tecnicas graficas. Cursograma, flujograma, etc.

-El cursograma es una forma de representar, por medio de diagramas o representaciones graficas, circuitos de informacion y flujo de documentos. Representa al sistema administratgivo no concentrado en un lugar o sector , si no en todo aquello donde la informacion remifica y fijando los limites de extension solo en funcion de la conveniencia de quien efectua el analisis.

-Modelo funcional del sistema. Diagrama de flujo de datos DFD.

Es un esquema grafico del movimiento de flujo de datos en una organizacion, los procesos o transformaciones que los mismos sufren y los tipos de salidad que se obtienen. En su estado original, los diagramas de flujo de datos presentan una vision, lo mas ampliada posible de las entradas del sistema, los procesos y las salidad. Una vez que se construye los diagramas de flujo de datos en sus niveles sucesivos (nivel de detalle), los profesionales de sistema utilizan para ayudarse a catalogar loa procesos, el flujo, el almacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos.

-Diccionario de datos. D.D

El diccionario de datos es una especialidad dentro de los diccionarios de referencia que utilizaremos en la vida diaria. El diccionrio de datos es una referencia de "datos acerca de los datos" (metadatos) recopilados por el profesional de sistema para guiarse durante el analisis y diseño. Es el conjunto de todos los datos de la empresa, y sus caracteristicas definitorias, de uso y conservacion.

Como anexo a este informe se deben adjuntar todos los formulatios, reportes de salida o documentos que se utilizaron como fuente de informacion para el Relevamiento. Es decir toda la documentacion que la organizacion utiliza.
Las tecnicas de recoleccion asociadas a esta etapa son: revision de documentos (manuales o normas de procedimiento), entrevistas, cuestionarios, encuestas u observacion personal.

- Cuestionario: consiste en una serie de preguntas planteadas para que sean respondidas por un conjunto de personas.

-Observacion directa: proporciona informacion de primera mano en relacion a la forma en que se llevan a cabo las actividades , unicamente observando detalladamente la forma de procesar la informacion y las diversas situaciones que se presentan.


4) DIAGNOSTICO

Es la conclusion del analisis. En esta etapa se analiza la informacion relevada y se describen los problemas encontrados, se detallan las soluciones propuestas y se dan distintas alternativas de solucion. Cada alternativa se debe describir claramente a los efectos de que sea comprendida por el cliente/usuario, la misma debe estar acompañada de una estimacion de costos y el tiempo necesario para su diseño, desarrollo e implementacion.

Como ya se ha mencionado para las etapas anteriores, el diagnostico tambien se documenta con un informe que debera tener las siguientes estructuras:

Introduccion
Descripcion de los problemas encontrados
Soluciones propuestas
Alternativas de solucion
Descripcion de la propuesta
Tiempo de diseño, desarrollo e implementacion
Costos, insumos, personal y equipamiento
Analisis de costo beneficio entre las distintas alternativas
Conclusion

Generalmente, con el objeto de ayudar al cliente a la toma de decision, se concluye el diagnostico con un analisis costo beneficio para cada propuesta. Esta herramienta es de gran importancia en el momento de optar por cual de las alternativas se va a desarrollar.
El analisis costo beneficio tiene como objetivo mostrar cuantitativamente la relacion que existe entre los costos de llevar a cabo las mejoras al sistema y los beneficios que se obtendran de dichas mejoras. Los costos incluyen el equipamiento, el software, los horarios, materiales y el mantenimiento del sistema. Los beneficios se reflejan en la productividad, reduccion de costos de operacion, incremento de la satisfaccion del cliente o empleados, mejora del servicio, etc. Es importante que la relacion costo beneficio se realice utilizando indices o valores absolutos de manera de no verse afectada por el cambio de valuacion de los bienes o cambio de cotizacion de la moneda origen.

Metodologia para el Analisis de Sistemas

El analisis de sistemas es el proceso de examinar un sistema de informacion con el objetivo de mejorarlo con metodos y procedimientos mas adecuados. Este proceso se basa en recolectar informacion, clasificar e interpretar hechos, documentar, diagnosticar problemas y emplear la informacion para proponer mejoras al sistema.

Se define como metodologia al procedimiento seguido para alcanzar un objetivo y especialmente para descubrir la verdad y sistematizar los conocimientos. Seguiremos el mismo principio que utilizabamos para el proyecto:definiremos cada una de las etapas que llevaremos a cabo en nuestra metodologia para alcanzar el objetivo de realizar el analisis del sistema.

ANALISIS: Etapas

La etapa de analisis a su vez se divide en etapas, tambien consideradas subetapas, cada subetapa tiene un proposito. los mismo vistos en conjunto logran objetivo de la etapa de anlisis.

En terminos de sistema:

-Las subetapas son los elementos del sistema.
-Sus caracteristicas son diferentes de las del analisis
-Tienen un cierto grado de dependencia funcional
-Juntas conllevan a logran un objetivo

En terminos de Jerarquia Sistematica:

-Cada subetapa puede ser vista como un sistema

Etapas del ciclo de vida estructurado

El ciclo de vida estructurao para un proyecto de sistema de informacion lo definiremos con las siguientes etapas:

ANALISIS DE SISTEMAS

El objetivo del analisis de sistemas es la elaboracion de un diagnostico y una propuesta relacionada con un sistema de informacion. Para llevar a cabo este objetivo el analisis consiste, basicamente, en realizar las siguientes tareas: recopilacion de informacion, documentacion de la informacion, elaboracion de un modelo del sistema, analisis de la informacion, diagnostico y presentacion de propuestas.

DISEÑO DE SISTEMAS

Es el proceso de aplicar distintas tecnicas y principios con el proposito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema con suficiente detalle como para permitir su realizacion fisica.
Consiste en desarrollar los modelos esenciales para la especificacion del sistema a desarrollar.

DESARROLLO DEL SISTEMA

Consiste en la traduccion de los modelos de diseño en elementos que puedan ser utilizados tanto en forma manual como automatica para llevar a cabo las responsabilidades del sistema. Si se trata de sistemas con procesamiento electronico, esta etapa consistira en la construccion del software que es una de las etapas del "ciclo de vida del desarrollo de software"

IMPLANTACION O PUESTA EN MARCHA

Consiste en la puesta en uso del sistema. Esta actividad, generalmente implica la planificacion y ejecucion de otras actividades como por ejemplo: desarrollo de planes de contingencia o vuelta atras, conversion de base de datos, capacitacion de los usuarios, etc. El proceso de implantacion se suele llevar a cabo de distintas maneras, en algunos casos se desarrolla en forma gradual en la cual se trabaja con grupos de usuarios que van recibiendo capacitacion y comenzando a utilizar el nuevo sistema y en otros casos se lleva a cabo en forma integral.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Esta etapa incluye las actividades de mantenimiento del sistema y su control o auditoria. Se entiende como mantenimiento a la modificacion del sistema despues de su entrega al cliente o usuario para corregir defectos, mejorar su rendimiento u otraspropiedades deseables o para adaptarlo a un cambio en su entorno. El control o auditorial de un sistema se lleva a cabo para identificar sus puntos debiles y fuertes. Este proceso, si se realiza de manera adecuada y proporciona mucha informacion que puede ayudar a mejorar la presentacion del sistema y proveer de informacion para mejorar el desarrollo de otros sistemas.


El orden de las etapas no es caprichoso, ya que para comenzar con una etapaa debo de haber concluido con las anteriores.

Ciclo de vida de un proyecto de sistemas

Para llevar a cabo un proyecto de sistema debemos, en primer termino, definir la metodologia que vamos a seguir o el "ciclo de vida del proyecto". El ciclo de vida de un proyecto de sistema ha evolucionado con el correr de los años partiendo de un Ciclo de Vida Clasico, siguiendo con un Ciclo de vida Semiestructurado y llegandose a un Ciclo de vida de Proyecto Estructurado.

En definitiva el ciclo de vida de un proyecto no es ni mas ni menos que la "definicion de la forma en que haremos las cosas", esto significa que antes de empezar con un proyecto de sistema debemos haber definido que cosas vamos a realizar o en que consiste nuestro proyecto. El hacer esta definicion permite tener lo que se denomina un ciclo de vida uniformey unico para los proyectos lo que nos permite incrementar la posibilidad de exito de nuestros proyectos y predecir el tiempo que demandara el mismo

Clasificacion de usuarios

Los usuarios pueden clasificarse en dos grandes grupos: por categoria de trabajo o nivel operacional y por nivel de experiencia.

Tipo de usuario por nivel operacional

Segun su nivel operacional los usuarios pueden clasificarse en operacionales, supervisores y ejecutivos.

Usurario operacional: Son ofocinistas y operadores, son los que mas probablemente tendran contacto diario con el nuevo sistema.

Usuario Supervisor: Son empleados supervisores, administran a un grupo de usuarios operacionales y son responsable de sus logros.

Usuario ejecutivo: generalmente no se involucra directamente en el proyecto, sino que sacan provecho del mismo, pero es muy importante elapoyo logistico para que el sistema se pueda desarrollar.


Tipos de usuario por nivel de experiencia

Los mismos pueden clasificarse en principiantes, novatos presuntuosos y pequeños grupos de expertos.

Principiante: es aquel que jamas ha visto una computadora y que exclama con frecuencia que el no entiende todoeste asunto de las computadoras.

Novatos presuntuosos: Es una persona que ha tenido que ver con uno o dos proyectos de desarrollo de sustemas o peor aun, es un usuario que posee una computadora personal.

Pequeño grupo de expertos: son los usuarios que realmente entienden el analisis de sistema y tambien la tecnologia de las computadoras.

Usiarios

Son los participantes mas importantes en el desarrollo de un proyecto de sistemas y se los define como: "aquel o aquellos para quien se contruye el sistma". Es la persona a la que se tendra que entrevistar a menudo a fin de conocer que debera tener el nuevo sistema para que este sea exitoso.
Generalmente es facil identificar al usuario, pero hay gran numero de situaciones en las que no se conoce la identidad del verdadero usuario o bien en las que hay poca oportunidad de que este interctue con el analista. Cuando esto ocurre hay una gran posibilidad de malos entendidos.

De la relacion con los usuarios o clientes, podemos sacar dos conclusiones importantes:

. Siempre que sea posible, el analista debera tratar de establecer contacto directo con el usuario. Aun si se encuentran involucradas otras personas como intermediarios

. Si no es posible comunicarse directamente con el cliente o usuario, la documentacion generada por el analista se vuelve mas importante, porque esta tendra que llegar en forma explicativa a los clientes, de manera que describa el comportamiento del sistema formal y rigurosamente.

Relaciones del Analista de sistemas

El analista de sistemas esta relacionado con los diseñadores y con los programadores.
Algunos autores manifiestan que los analistas de sistemas pueden entre sus roles realizar cualquiera de las tareas ya sean de analisis, diseño y programacion de los sistemas o cualquier combinacion de ellas (senn), otros en cambio establecen que los analistas deben ser consultores, ser especialistas de apoyo y/o un agente de cambio (kendall & Kendall). Por otro lado, el analista esta relacionado tambien con los usuarios del sistema.

Roles del Analista de sistemas

El analista de sistemas cumple diferentes roles durante la etapa de analisis de un sistema. Podemos decir que es un arqueologo y un escribano, ya que debe tomar nota de toda la informacion que obtiene. E un innovador cuando propone distintas alternativas..., un mediador cuando tienen que convencer a otro y un jefe de proyectos cuando dirige a otras personas para llevar a cabo un trabajo.

Analisis y Diseño de Sistemas

Dentro de las organizaciones, el analisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacion de una empresa con el proposito de mejorarla con metodos y procedimientos mas adecuados.
El analisi es el proceso de clasificacion e interpretacion de los hechos, diagnosticos del problema y empleo de la informacion para recomendar mejoras al sistema. El analisis siempre trabaja sobre el sistema actual, deja de lado los defectos o mejoras que se piensa que deben introducirse e interpreta fielmente al sistema en su estado actual. Un buen analisis de un sistema es aquel que mejor representa la realidad

El diseño de sistemas es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente.

El analisis especifica que es lo que se hace y el diseño como se quiere hacer.

Vamos a considerar el caso de una empresa que se dedica a la venta de articulos deportivo y tienecomo proposito mejorar el control de inventario y el acceso a la informacion.
Antes de diseñar, se necesita averiguar mas acerca del almacenamiento de los productos. Como opera, con que informacion cuenta, cuales son los formularios, cuales son los registros , que informacion se genera, cual es el flujo de informacion.
Necesita saber, tambien, los motivos que tiene la organizacion para cambiar el modo de operacion
Solo despues de un analisis exhautivo nos encontramos en posicion de determinar, como se puede mejorar el procesamiento de la informacion.

Esto es el Estudio del Sistema

Introduccion al Analisis y Diseño

El mundo experimenta cambios a diario, los avances tecnologicos, cientificos, la tecnologia de computadoras y de las comunicaciones cambian a la gente. Conforme a estos cambios la gente pide constantemente cosas diferentes, que alteran los sistemas que los analistas deben desarrollar.
El uso de la informacion ha cambiado, y seguira cambiando, conforme cambia la sociedad. En la actualidad los sistemas de informacion tienen un papel central en la economia de la informacion y estan llevando a cabo cambios con respecto a distintos aspectos como son que las personas trabajen de manera mas inteligente, las ideas como la informacion toman mayor importancia, se nota un cambio global en el concepto de industria, y queda de manifiesto que las personas que trabajan con informacion dominan la fuerza de trabajo.

Trabajos mas inteligentes

La sociedad se apoya en la tecnologia de la informacion, directa o indirectamente para trabajar con mas inteligencia.
Las computadoras ocupan un sitio especial en las organizaciones. Los sistemas proporcionan informacion tanto de problemas como de oportunidades.
El afan por la informacion del mundo actual es incontenible ( revistas, libros, bases de datos), pero las herramientas por si mismas no proporcionan ninguna mejora, es necesario combinarlas con informacion y perspicaacia.

Ideas e informacion

Antes, quien tenia dinero, tenia el negocio. Ahora las ideas y manejoadecuado de la informacion son esenciales para el desarrollo de los negocios. Es necesario crearo buscar oportunidades evaluando de antemano los posibles resultados.
La informacion es vista como un recurso valioso, por lo tanto el peso de nuestra responsabilidad como informaticoses mucho mayor, debido a que es necesaria la confiabilidad que nuestros sistemas brindan.
El exito de un sistema depende de la confianza que tengan los usuarios en la informacion que el mismo genera. Cuando un sistema produce salidad erroneas deja de ser confiable para el usuario final.

Criterios conocidos como 5"C"

Para alcanzar los objetivos antes mencionados con respecto a aprovechar una oportunidad, dar respuesta a directivo y resolver un problema, es que las organizaciones deciden emprender proyectos por razones que pueden encuadrarse dentro de una o mas de los siguientes criterios conocidos como las 5 "C"

CAPACIDAD: Las actividades de las organizaciones estan influenciadas por la capacidad de esta para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de informacion mejoran esta capacidad en tres formas:
Aumentar la velocidad de procesamiento, gracias a la capacidad inherente de la computadora para realizar calculos , ordenamientos, y efectuar repetidamente la misma tarea con mayor velocidad que los seres humanos. Permiten el manejo de un mayor volumen de transacciones y localizan y recuperan con rapidez la informacion.

CONTROL: los datos de entrada a los sistemas de informacion deben ser controlados y validados respecto de otros existentes, para que la informacion almacenada en el sistema sea consistente y correcta. Los sistemas de informacion automatizados permiten este tipo de controles con mucha exactitud , velocidad y seguridad que sus homonimos manuales.

COMUNICACION: la falta de comunicacion es una fuente comun de problemas que afectan tanto a los clientes como a los empleados, sin embargo los sistemas de informacion bien desarrollados amplian la comuniccion y facilita la integracion de funciones individuales.

COSTO: muchas empresas no han alcanzado el exito o han quebrado afuera de la actividad comercial por no tener o tener poco control sobre los costos. Los sistemas de informacion cumplen un papel preponderante en el monitoreo de los costos, es decir el seguimiento de la mano de obra, los gastos generales, etc. Siendo una tarea esencial para determinar si la organizacion evoluciona segun lo esperado. La reduccion de costos es tambien una causa por la cual se propone sistemas automatizados.

COMPETITIVIDAD: los sistemas de informacion computarizados son un arma estrategica que puede cambiar la forma en la que una organizacion compite en el mercado, atraer clientes, dejar fuera a la competencia, desarrollo de nuevos productos.

Razones para computarizar o no un sistema de informacion

RAZONES PARA PROPONER SISTEMAS COMPUTARIZADOS

hay diferentes razones por las cuales se pueden proponer sistemas computarizados, pero casi siempre se pueden encuadrar dentro de las siguientes:

Aprovechar una oportunidad: para ampliar o mejorar el desempeño de determinado sistema.

Dar respuesta a directivos: proporcionandoles informacion que no tienen disponible para la toma de decisiones.

Resolver un problema: aumentar la performance de los trabajos realizados, disminuir los errores que se cometen por la rutina del trabajo, aunmentar los controles, etc.


¿POR QUE NO SE DEBERIA COMPUTARIZAR UN SISTEMA DE INFORMACION?

A menudo los usuarios/clientes presentan ciertas resistencias al cambio, no estan del todo convencidos que computarizar su sistema de informacion sea la mejor alternativa.

Costo: algunas de las razones mas comunes que ellos manifiestan tienen que ver con los costos, ya que argumentan que pueden ser mas barato llevar a cabo las funciones y almacenado de la informacion en forma manual
Convivencia: consideran tambien aspectos de convivencias ya que un sistema automatizado puede ocupar demasiado espacio o bien consumir demasiada energia, o ser una molestia
Seguridad: pueden hacer incapie en aspectos de seguridad, ya que si el sistemamantiene datos confidenciales, tal vez seria deseable mantener dicha informacion fisicamente protegida y bajo llave.
Facilidad de mantenimiento:ya que el usuario puede argumentar que un sistema de informacion computarizado no puede ser mantenido por ningun miembro del personal, lo que generaria una fuerte dependencia con el analista de sistemas que lo creo.

Categorizacion de los sistemas por su funcionalidad

los sistemas de informacion, dentro de las organizaciones tienen como mision: registrar y respaldar las operaciones cotidianas de la organizacion, asi como respaldar la toma de decisiones gerenciales y la definicion de politicas para obtener ventajas competitivas estrategicas para la organizacion.

Segun su funcionalidad podemos agrupar a los sistemas en:

SISTEMAS DE APOYO A LAS OPERACIONES BASICAS DCE LA ORGANIZACION: dentro del conjunto de sistemas que registran y respaldan las operaciones cotidianas podemos encontrar:
Sistemas para el procesamiento de transacciones (TPS): son aquellos que han sido desarrollados para procesar gran cantidad de datos, produciendo informacion detallada.
En general se caracterizan por realizar calculos sencillos pero en gran cantidad, clasificar los datos obtenidos para categorizar las salidas, ordenarlos en diversas formas con el mismo proposito. Son sumamente importante pues sientan las bases (almacenando datos) para los sistemas que ayudan a tomar decisiones.
Sistema de automatizacion de oficinas (OAS): a este tipo de sistemas corresponden los back office, como Lotus Notes, Microsoft Back Office, y hasta el mismo paquete Office (word, excel, power point, etc). Su funcion principal es automatizar los trabajos de oficina y distribuir la informacion entre lo interesados.

SISTEMA DE APOYO GERENCIAL:los sistema de apoyo gerencial (MSS) han ido evolucionando historicamente y segun las funciones que se fueron agregando, se han ido conociendo comercialmente con distintos nombres, pero todos ellos tienen las mismas caracteristicas comunes:
-Sistemas de Informacion Gerencial (MIS - Management Information System)
-Sistemas de Apoyo a las decisiones (DSS - Decision Support System)
-Sistemas de Informacion Ejecutiva ( EIS - Executive information System)

Estos sistemas facilitan la busqueda rapida de informacion de forma interactiva y personalizada ya que cada gerente toma deciciones utilizando su propio razonamiento y se basa en diferentes datos. Son sistemas que reorganizan los datos resumiendolos, y categorizandolos. La informacion de base se obtiene da la extraccion y sistesis de los datos de la empresa ( de los sistemas TPS), son calculados en el momento y utilizan Bases de Datos especiales (matrices n dimensionales) conocidas como "Datawarehouse" o "Datamart"

Los MSS tambien permiten hacer simulaciones y proyecciones ya que cuentan con modelos analiticos y bases de datos especializadas. Los modelos analiticos corresponden:

Analisis del tipo "¿Qué pasaría si...?" :Un usuario realiza cambios a variables o relaciones entre variables y analiza los resultados que obtiene. Por ejemplo cambia el valor de un porcentaje de descuentyo sobre ciertos productos y de el costo y analiza su impacto en los ingresos por ventas y en los costos de produccion.
Analisis de sensibilidad: es semejante al anterior pero en lugar de cambiar varias variables cambia una sola variable repetida veces y analiza los resultados. Por ejemplo descuentos sucesivos a lo largo del tiempo y su impacto en los ingresos por ventas.
Analisis de busqueda de metas: en este caso fija un valor (una meta) para una variable y va modificando las otras variables hasta llegar a la meta. Por ejemplo establece la meta de la ganacia anual y ajusta las variables hasta llegar a ese valor.
Analisis de optimizacion: es parecido al anterior pero la meta es encontrar un valor optimo para una o mas variables dadas ciertas condiciones. Por ejemplo, encontrar el valor optimo de venta de productos y el valor optimo de costos en recursos humanos para su fabricacion

SISTEMAS ORIENTADOS A CONOCIMIENTO O EXPERTOS: la inteligencia artificial (IA) es un area de la informatica cuya meta a largo plazo consiste en desarrollar computadoras que puedan pensar, ver, oir, hablar y sentir. Una de las aplicaciones mas practica y aplicables de la IA es el desarrollo de los Sistemas Expertos.
Los Sistemas Expertos a diferencia de los Sistemas de Apoyo Gerencial que muestran la informacion y es el usuario que toma la decision, el que la analiza, brindan una respuesta analizada a partir de emular el pensamiento de un experto humano y dando las conclusiones a las que llegaria este, tomando como referencia los datos ingresados.

Categorizacion de los sistemas por su modo de operacion

Los sistemas se pueden clasificar de distintas maneras. Una clasificacion posible es en funcion de como y cuando se completan las trnsacciones. Desde este aspecto pueden dividirse en sistema en linea o sistema de procesamiento por lotes o batch.

SISTEMA EN LINEA: son aquellos que realizan la transaccion completa en el mismo momento, tomando los datos en el momento y el lugar donde se originan y distribuyendolos en ese mismo momento en el lugar donde se necesitan.

una caracteristica de los sistemas en linea es que los datos almacenados se organizan de tal manera que los componentes individuales de informacion puedan ser recuperados, modificandos o ambas cosas, rapidamente y sin tener necesariamente que efectuar ccesos a otros componentes de informacion del sistema.

SISTEMA DE PROCESAMIENTO POR LOTE O BATCH: las transacciones no se completan en el momento , existe un "corte" entre el momento en el que ingresan los datos y su procesamiento posterior. Pueden darse dos situaciones:

-El ingreso de los datos en lotes esto supone que el procesamiento no se efectua en el mismo momento en que los datos son capturados sino que se realiza a posterior. Esta modalidad de procesamiento es utilizada cuando los datos en un entorno o instancia diferente a la que se encarga de actualizar las bases de datos.

-El procesamiento se realiza con todos los registros de la base de datos, esto supone que la informacion suele recuperarse de una manera secuancial, lo cual significa que el sistema lee todos los registros de la base de datos, procesando y actualizando aquellos para los cuales haya novedades. Por ejemplo la liquidacion mensual de las compras efectuadas con tarjeta de credito o los estados trimestrales de la cuenta bancaria (resumen de cuenta)

En un procesamiento batch pueden darse ambas situaciones conjuntamente o solo una de ellas.

Cuando los sistemas en linea son capaces de modificar sus procesos en linea en un lapso de tiempo aceptable para la velocidad en que se producen las transacciones en su entorno, se los denomina sistema de tiempo real.

SISTEMA DE TIEMPO REAL: puede definirse de esta manera a aquellos que controlan un ambiente recibiendo datos, procesandolos y devolviendolos actualizados y adaptados a los cambios con suficiente rapidez como para influir en dichos ambientes en ese momento.
por ejemplo.
Sistema de comunicacion telefonica: son sistemas computarizados que controlan la transmision de la voz y datos en miles de llamadas telefonicas detectando los numeros marcados, condiciones de ocupado y todas las demas condiciones de una red telefonica tipica.

Sistemas de Informacion Computarizados

Son sistemas hechos por el hombre que interactuan o son controlados por una o mas computadoras. Aunque hay diferentes tipos todos tienden a tener componentes en comun:

HARDWARE: son los elementos tangibles.

SOFTWARE: son todos los elementos que dan soporte al procesamiento incluyendolo. Asi el software puede dividirse en:
Datos: piezas de informacion que el sistema recuerda durante un periodo.

Procedimiento: las politicas formales e instrucciones de operaciones del sistema.

Documentacion: es toda la informacion que da soporte al sistema en si mismo, como los manuales de usuario, manuales de procesamiento, especificaciones del sistema, etc.

PERSONAS: son los usuarios del sistema, los que proveen informacion de entrada o utilizan sus salidas, etc.

¿Que es un sistema de informacion?

Para describir un sistema de informacion debemos comenzar por definir que es un dato.

DATO: es la unidad minima de informacion que por si solo no tiene o carece de significado

INFORMACION: es un conjunto de datos que al relacionarse adquieren significado.

SISTEMA DE INFORMACION: un sistema de informacion es un conjunto de elementos que interactuan entre si con el objetivo de apoyar las actividades de una organizacion. Una caracteristica esencial de estos sistema es que procesan informacion, sus entradas son datos y sus salidas informacion.

Un sistema de informacion esta formado basicamente por cuatro subsistemas:

Subsistema de captura o entrada de informacion: es el proceso por el cual se alimenta de los datos necesarios al sistema de informacion. Este subsistema tiene el objetivo de capturar la informacion y controlarla (feed-forward o alimentacion delantada) con el fin de que el sistema no procese informacion erronea. Estas entradas pueden ser manuales o automaticas, se dice que son manuales cuando son proporcionadas directamente por un usuario utilizando algun dispositivo de entrada que posea el sistema, y automaticas cuando la informacion se recibe directamente de otro sistema de informacion.

Subsistema de almacenamiento: hay informacion que entra al sistema o genera el sistema que necesita ser almacenada, pues el sistema requiere de ella en otra oportunidad. Esta informacion se almacena en archivos o bases de datos que son soportadas por algun dispositivo de almacenamiento .

Subsistema de proceamiento: es el subsistema que posee la capacidad de trasformar los datos de entrada. Esta trasformacion se lleva a cabo efectuando calculos y operaciones preestablecidas, las mismas pueden realizarse con la informacion de entrada o con informacion que ha almacenado el subsistema de almacenamiento. Este subsistema es el que genera la informacion de salida del sistema.

Subsistema de salida o distribucion de informacion: tiene la responsabilidad del envio de la informacion al exterior del sistema. Esta salida se realiza mediante un dispositivo de salida, esta informacion puede ser la entrada a otro sistema.

Estos cuatro subsistemas juntos. dan soporte a los distintos subsistemas organizacionales.

Metodo basico de control

el elemento de control esta relacionado con la apertura o no de un sistema. Los sistemas trabajan mejor cuando se encuentrandentro de los limites estandar de desempeño.
Por ejemplo. el cuerpo humano esta "bajo control" cuando su temperatura es de 37 grados aproximadamente. Quizas una desviacion de 0.5 grados es mas o en menos no afecte demasiado el estado del indiviaduo, pero un desvio mayor ocasionara evidentes trastornos. Cuando el sistema se sale totalmente de sus niveles aceptables de tolerancia permanece inactivo hasta tanto se corrija el problema.

El ejemplo anterior demuestra la importancia de los elementos de control, en ete caso del cuerpo humano, pero tambien es importante para cuyalquier tipo de sistema. Tambien permite extraer los elementos que formanparte del metodo basico de control. Cuando mencionamos 37º estamos hablando del estandar de temperatura. Para poder saber la temperatura actual del cuerpo necesitamos algun elemento para medirlo, en este caso bastara con un termometro. Una vez medida la temperatura necesitaremos algun metodo para comparar la medicion con el estandar. En este caso, dado que ambos son numeros, la comparacion es sencilla. Por ultimo necesitaremos algun mecanismo para retroalimentar (corregir) el desvio.

En sistensis, el metodo basico de control consiste de:
-Un estandar
-Un metodo para medir
-Un metodo para comparar
-Un metodo para retroalimentar

Sistemas abiertos y cerrados

Para cumplir con su objetivo los sistemas deben interactuar con el medio ambiente, recibiendo estimulos de el y enviando sus salidas como respuesta de el. Los sistemas que interactuan con su medio ambiente se denominan "sistemas abiertos", mientras que aquellos que no lo hacen se denominan "sistemas cerrados". Como coresponderas los sistemas cerrados no existen en larealidad dado que cualquier sistema necesita interactuar en mayor o menor medida con su medio ambiente, sino que existen como marco teorico que permita definir cuan abierto o cuan cerrado es un sistema. La apertura de un sistema a su medio ambiente es muy importante para nosotros pues determina la importancia de este para su medio ambiente y asi las caracteristicas de las salidas que este deba tener.

Jerarquia sistémica

Todos los sistemas se encuentran involucrados en un sistema de nivel superior, y estos a su vez contienen subsistemas ( que son en sí mismos sistemas) eso se denomina jerarquia sistemica
La jerarquia sistemica determina el rango del sistema y en sistemas de diferentes jerarquia "no pueden aplicarse los mismos modelos, ni metodos analogos a riesgo de cometer evidentes falacias metodologicas y cientificas"

Jerarquia sistematica: todo sitema contiene sistemas de menor jerarquia y a su vez es parte de un sistema de jerarquia mayor que lo contiene.

Subsistema: sistema que forma parte de otro de mayor jerarquia. Elemento del sistema

Tipos de Sistemas

Existen distintos tipos de sistemas, de hecho casi todo aquello con lo cual entramos en contacto durante nuestra vida cotidiana es un sistema o bien parte de un sistema.
Dado que nuestro objetivo son los sitemas de informacion, empezaremos por dividir a los sistemas en dos categorias:

SISTEMAS NATURALES: la gran mayoria de los sistemas no estan hechos por el hombre si no que son naturales y sirven a sus propios fines. Estos a su vez se dividen en dos categorias
Sistemas fisicos: pueden ser sistemas estelares, geologicos, moleculares.
por ejemplo, los sistemas estelares, como lo son las galaxias, el sistema solar, Los sistemas geologicos tales como los rios, cordilleras y los Sistemas moleculares: organizacion compleja de atomos.
Sistemas vivientes: comprenden toda la gama de animales y plantas que nos rodean, al igual que la raza humana.

SISTEMAS HECHO POR EL HOMBRE: Son los sistemas que son construidos, organizados y mantenidos por humanos.
Estos sistemas pueden clasificarse segun su funcion en sistemas sociales, una coleccion organizada y disciplinada de ideas, de transporte, de comunicacion, de manufacturas,etc.

Por ejemplo. Sistemas sociales: organizacion de leyes, doctrinas. Una coleccion organizada y disciplinada de ideas: sistema decimal, biblioteca. Sistema de transporte: Redes de carretera, canales, aerosillas, etc. Sistema de comunicacion: telefono, fax, telex. Sistema de manufacturas: fabricas. Sistema financiero: contabilidad, bolsa de valores, etc.

En la actualidad la mayoria de estos sistemas incluye procesamiento computarizado. De hecho muchos no podrian sobrevivir sin el uso de computadoras, sin embargo es importante señalar que dichos sistemas existian antes de que hubiera computadoras, e incluso algunas sistemas continuan por completo sin computarizarse, otros contienen a la computadora como componente. Este concepto es importante pues la computadora NO es el sistema sino solo una herramienta que permite automatizar determinada funciones del sistema.
En algunos casos, se diseñan sistemas automatizados para reemplazar a sistemas vivos; y en otros, se considera a los sistemas vivos como componentes de sistemas automatizados.

Entradas, Procesos y Salidas

Cuando hablamos de sistemas necesariamente estamos hablando de Entradas, Procesos y Salidas.

ENTRADA: Son los ingresos del sistema. Constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistemasus necesidades operativas. Pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacion. Las entradas pueden clasificarse de la siguiente manera:

- En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio esta relaciona en forma directa.

- Aleatorio o al azar: representan entradas potenciales para un sistema, esto significa que pueden o no llegar.

- Retro accion o retroalimentacion: son entradas que modifican el funcionamiento futuro del sistema a partir del estudio (control) de las salidas anteriormente producidas por el propio sistema.

PROCESO:  es lo que transforma una entrada en salida.

Como tal puede ser una maquina, un individuo, una computadora, un producto quimico, uina tarea realizada por un miembro de la organizacion, etc.

En la transformacion de entradas en salidas podemos conocer o no como se efectua esa transformacion. Cuando se conoces: las entradas, las salidas y el proceso que transforma las entradas en salidas decimos que este proceso se denomina "caja blanca". Cuando por el contrario se conocen las entradas y las salidas pero no se conoce en detalle  el proceso  mediante el cual las entradas se transforman en salidas, decimos que se trata de una "caja negra". Las transformaciones pueden ser desconocidas por que son demasiado complejas, esto es de diferentes combinaciones de entradas o su combinacion en diferentes ordenes  de secuencia pueden originar situaciones de salida.

La "caja negra" se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componmen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas entradas le corresponden determinadas salidas.

SALIDAS: son los resultados que se obtienen de procesar las entradas.

Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, el proposito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en la entrada de otro sistema, que la procesara  para convertirla en otra salida, repitiendose este ciclo indefinidamente.

Al igual que las entradas, estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacion.

Caracteristicas de los Sistemas

Los sistemas cuentan con caracteristicas que sirven para definirlos o identificarlos y tienen un conjunto de rpopiedades.

OBJETIVOS: Son las metas o fines hacia las cuales se quiere llegar

AMBIENTE: Es todo lo que esta fuera del sistema. El ambiente actua sobre  el sistema cuando nos provee insumos (entradas)  o cuando recibe sus productos (salidas)

RECURSOS: Son todos los  medios de que dispone el sistema para ejecutar las actividades necesarias para alcanzar sus objetivos. 

Los recursos se encuentran dentro del sistema, ademas en el ambiente se encuentran los elementos que el sistema puede o no tomar para beneficio propio. Podemos tener:

- Recursos humanos: personas

- Recursos materiales: maquinas, equipos, materia prima, energia

- Recursos tecnologicos: tecnologia, software, formulas

- Recursos financieros: capital, inversiones, prestamos, cuentas a cobrar

- Recursos administrativos: planificacion, control, direccion, organizacion

Entre otras...

COMPONENTES:  Son las tareas o actividades que se pueden llevar a cabo para realizar sus objetivos

 

ADMINISTRACION: tiene dos funciones basicas:

- La planificacion:  consiste en todos los aspectos relacionados con los objetivos, el ambiente, la utilizacion de recursos, sus componentes y sus actividades.

- El control: implica el seguimiento de los planes y la planificacion de los cambios que deben producirse. Esto significa que cualquier sistema en funcionamiento debe incluir controles periodicos.

Teoria General de SISTEMA

La meta de la Teoria General de Sistemas es enriquecer con un enfoque integrador y expansionista la concepcion de los problemas complejos para lograr nuevo avances cientificos, en particular en aquellas situaciones donde el pensamiento cientifico tradicional no ha podido dar respuesta. Para elloemplea como  instrumento, modelos de utilizables y transferibles entre varios continentes cientificos, toda vez que dicha extrapolacion sea posiblee integrable a las respectivas disciplinas.

SISTEMA: Es un conjunto de elementos interrelacionados entre si con cierto grado de dependencia fucional que interactuan regularmente con un objetivo en comun, formando un todo, considerando relevante por un observador. 

De esta definicion, se deduce que: 

* Un sistema esta formado por elementos, y no por un solo cuerpo.

* Esos elementos deben estar interrelacionados, pero no de una manera trivial, sino, de una manera tal que el funcionamiento de cada elemento depende, al menos parcialmente, del funcionamiento de algun otro.

* La interaccion entre esos elementos es regular

* Todos los elementos unidos forman una sola cosa

El primer expositor de la Teoria General de los Sistemas fue Ludwig  Von Bertalanffy

El proceso de resolver problemas

Para analizar y solucionar un problema debemos seguir un procedimiento paso a paso:

1º Determinar el problema

2º Conocimiento del contexto y de las causas del problema 

3º Redefinir el problema (Siempre que sea posible)

4º Proponer soluciones

5º Evaluar y selecionar soluciones 

6º Planear la operacion y ponerla en marcha

7º Evaluar los resultados:

.-a) Evaluacion Formativa: vigila que cada parte del proceso establecido se desarrolle tal como se planeo

.-b) Evaluacion Sumativa: Evalua si los resultados obtenidos al final de todo el proyecto cumplen con las expectativas u objetivos que se definieron para el mismo.

Perspectiva ante un problema

En la definicion de un problema participan variables controlables y variables incontrolables. El analisis que se realice sobre las variables, nos permitirá tomar posturas diferentes ante el problema.

Por un lado nos estaremos "ADAPTANDO" al problema cuando no podamos cambiar o controlar las variables, y tengamos que resolver el problema tal  cua fue planteado.

En otros casos, la interpretacion de las variables pueden cambiarse mostrando alternativas del problema pero sin distorcionar el problema original, brindandonos de esta forma posibilidades de solucion. Se dice entonces que hemos "REFORMULADO" el problema.

Tambien podemos "PREVENIR" el problema. Es decir, podemos tomar alguna accion para evitar que el problema ocurra o para reducir los efectos nocivos si sucede.  

Tipos de problemas

Segun las caracteristicas de los problemas, se pueden clasificar en:

Problemas de razonamiento: En este tipo de problemas lo importante es el uso de la logica y sus operaciones de ordenacion e inferencia; Por ejemplo. "resolver la siguiente ocuacion: X+5-2=0"

Problemas de dificultad: Este tipo de problemas sabemos de antemano la respuesta o solucional problema pero tenemos oposicion o dificultad para ejecutarla. Por ejemplo queremos agujerear una pared con un taladro y no avanza la mecha.

Problema de conflicto: Son los problemas que se producen a causa de la oposicion de otras personas, ya sea por que no entienden nuestro objetivo o por que se oponen con animosidad a nuestros proyectos. Lo emocional, en este tipo de problema, desempeña un papel importante. Por ejemplo un pleito de pareja. debido a que el novio no quiere que ella trabaje en determinado lugar y ella si lo desea.

Tambien los problemas se pueden clasificar en:

Convergente: son aquellos problemas que tienen una solucion unica o un conjunto de soluciones definidas; por ejemplo resolver una ecuacion, concluir un razonamiento formal, encontrar la definicion de un termino en el diccionario, contestar algo de memoria, etc.

Divergente: son aquellos problemas que tienen un numero indeterminado de soluciones que dependen de la creatividad de la persona, por ejemplo ¿Como hacer una buena publicidad para un nuevo producto?, ¿De cuantas formas puedo sacar una moneda que se cayo en un pozo?

¿Que es un problema?

Es frecuente entender un problema como una cuestion que se intenta aclarar o resolver. El problema puede compararse con un nudo en el estén estrechamenteligadas dos o mas tesis posibles;lo que se trata de hacer con él es resolverlo o disolverlo; en todo caso, "deshacerlo" o "desatarlo"

El problema suele tener explicita o implicitamente la forma de una pregunta, pero no toda pregunta es necesariamente un problema.

Puede hablarse de problema teóricos y prácticos; esta clasificación puede ser importante porque cada modo de saber tiene sus propios problemas.

Se reconoce con frecuencia que lo mas importante es plantearse los problemas adecuadamente, hasta el punto de afirmar que la actividad de los mayores pensadores, de Kant por ejemplo, ha consistido sobre todo en cambiar la posición (el planeamiento) de los problemas.

¿Qué es informática?

La definicion mas utilizada dice que: "Es la ciencia que estudia el tratamiento automatico y racional de la informacion"

El termino se comenzo a usar en Francia, en el año 1962, bajo la denominacion Informatique, informacion automatica

Las tres grandes áreas de conocimiento que conforman la estructura de la ciencia informatica son:

* Computacion o Hardware

* Programacion o Software

* Sistemas de informacion

Existen otras areas fuertemente relacionadas entre las cuales se destacan por su mayor vinculo las Telecomunicaciones y la Administracion.