Etapas Metodologia para el Analisis de Sistemas

La metodologia propuesta se conforma con las siguientes etapas:

1) RECONOCIMIENTO

Tiene como objetivo el reconocer la organizacion en estudio, definir el objetivo del proyecto e identificar el area de estudio. Esta etapa debera documentarse mediante un informe, en el mismo se consignaran los siguientes items:

Introduccion - (objetivo del informe) es decirque es lo que se va a encontrar en el informe.

Objetivo de la organizacion: que se persigue como empresa u organizacion, a donde se quiere llegar.

Reseña historica: un breve reconto de como evoluciono la organizacion desde sus inicios hasta la actualidad.

Tamaño de la organizacion y dispersion geografica: cantidad de personal, de sucursales, ubicacion geografica, cantidad de transacciones (ventas, compras, etc) con lo que se puede determinar la magnitud de la organizacion y sus transacciones.

Objetivo del mandaro o del proyecto: es decir, para que nos llamaron.

Estructura de la organizacion: desde el punto de vista de cantidad de personas, jerarquia, cadena de mando etc.

Conclusion: determinacion del area de la organizacion que se encuentra involucrada con nuestro proyecto.

este informe se suele acompañar con anexos, como un diagrama de la organizacion en el cual se observe su estructura y las relaciones jerarquicas (organigrama) y con una matriz funcion responsable que permita identificar quien tiene la responsabilidad de llevar a cabo cada una de las tareas que hacen al objeto de estudio.

Para recolectar la informacion necesaria para esta etapa del analisis se utilizan distintas tecnicas de recoleccion de informacion como revision de documentos y entrevistas.

2) PLANEAMIENTO

Esta etapa tiene como objetivo realizar la planificacion de todas las actividades que se llevaran a cabo para el analisis del sistema, la estimacion de sus tiempos de desarrollo y los costos asociados a las mismas.

una de las herramientas de planificacion mas simple es utilizar diagramas de barras que muestran cada actividad de la etapa de analisis del proyecto de sistema y la cantidad de tiempo que tomara cada actividad; este metodo fue desarrollado por Henry L. Gantt. Los diagramas de Gantt, tambien conocidos como diagramas de barras, contienen barras que representan a cada una de las actividades y cuya longitud representa la duracion de la actividad respectiva. La ventaja principal de este tipo de diagrama es la sencillez, a su vez el diagrama puede ser mejorado adicionando a cada barra de tiempo estimado, otra con el tiempo real que demando cada actividad, lo que nos permitira ir ajustando las fechas del proyecto.
Otra manera de utilizar este grafico, es mostrando claramente la precedencia de cada una de las tareas. De esta manera el grafico tambien mostrara el tiempo total de la etapa de analisis sin la necesidad de efectuar la suma de los tiempo de cada una de las etapas.
No debemos olvidar que esta etapa de planeamiento debe ocuparte, al igual de los tiempos, de los recursos necesarios para llevar a cabo el analisis. Estos recursos implican equipos, personal, horarios profesionales, viaticos, etc. De no especificar claramente los recursos necesario, quienes tienen la decision de aprobar o no la continuidad del proyecto no podran tomar la decision con la informacion necesaria para hacerlo corriendose el riesgo que el proyecto fracese debido a una escasa asignacion de recursos.

La etapa de planeamiento al igual que el resto de las etapas se documenta a traves de un informe de planeamiento, en el cual se debera incluir:
-Objetivo del informe
-Estimacion de tiempos y costos para llevar a cabo las dos etapas siguiente del analisis como lo son el Relevamiento y el Diagnostico
-Alternativas de Pago para las distintas etapas
-Tambien se encontrara acompañado de una seccion d anexos, en la cual se incluira el Diagrama de Gantt

3) RELEVAMIENTO

Esta etapa tiene como objetivo principal la recoleccion y documentacion de toda informacion relacionada con como se llevan a cabo las actividades que hacen al sistema en estudio o de que forma trabaja el sistema para cumplir con sus responsabilidades.
Es una etapa en la cual se recolecta informacion relacionada a los distintos procesos que se llevan a cabo, los soportes que se utilizan para la informacion, formularios, asi como los reportes o salidas que se generan. Se desarrolla, generalmente, en los niveles operativos de la organizacion.
Se documenta , aal igual que las etapas anteriores, mediante un informe qu consta de las siguientes secciones:

-Introduccion (objetivo del informe) Representacion de los circuitos administrativos mediante el uso de tecnicas graficas. Cursograma, flujograma, etc.

-El cursograma es una forma de representar, por medio de diagramas o representaciones graficas, circuitos de informacion y flujo de documentos. Representa al sistema administratgivo no concentrado en un lugar o sector , si no en todo aquello donde la informacion remifica y fijando los limites de extension solo en funcion de la conveniencia de quien efectua el analisis.

-Modelo funcional del sistema. Diagrama de flujo de datos DFD.

Es un esquema grafico del movimiento de flujo de datos en una organizacion, los procesos o transformaciones que los mismos sufren y los tipos de salidad que se obtienen. En su estado original, los diagramas de flujo de datos presentan una vision, lo mas ampliada posible de las entradas del sistema, los procesos y las salidad. Una vez que se construye los diagramas de flujo de datos en sus niveles sucesivos (nivel de detalle), los profesionales de sistema utilizan para ayudarse a catalogar loa procesos, el flujo, el almacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos.

-Diccionario de datos. D.D

El diccionario de datos es una especialidad dentro de los diccionarios de referencia que utilizaremos en la vida diaria. El diccionrio de datos es una referencia de "datos acerca de los datos" (metadatos) recopilados por el profesional de sistema para guiarse durante el analisis y diseño. Es el conjunto de todos los datos de la empresa, y sus caracteristicas definitorias, de uso y conservacion.

Como anexo a este informe se deben adjuntar todos los formulatios, reportes de salida o documentos que se utilizaron como fuente de informacion para el Relevamiento. Es decir toda la documentacion que la organizacion utiliza.
Las tecnicas de recoleccion asociadas a esta etapa son: revision de documentos (manuales o normas de procedimiento), entrevistas, cuestionarios, encuestas u observacion personal.

- Cuestionario: consiste en una serie de preguntas planteadas para que sean respondidas por un conjunto de personas.

-Observacion directa: proporciona informacion de primera mano en relacion a la forma en que se llevan a cabo las actividades , unicamente observando detalladamente la forma de procesar la informacion y las diversas situaciones que se presentan.


4) DIAGNOSTICO

Es la conclusion del analisis. En esta etapa se analiza la informacion relevada y se describen los problemas encontrados, se detallan las soluciones propuestas y se dan distintas alternativas de solucion. Cada alternativa se debe describir claramente a los efectos de que sea comprendida por el cliente/usuario, la misma debe estar acompañada de una estimacion de costos y el tiempo necesario para su diseño, desarrollo e implementacion.

Como ya se ha mencionado para las etapas anteriores, el diagnostico tambien se documenta con un informe que debera tener las siguientes estructuras:

Introduccion
Descripcion de los problemas encontrados
Soluciones propuestas
Alternativas de solucion
Descripcion de la propuesta
Tiempo de diseño, desarrollo e implementacion
Costos, insumos, personal y equipamiento
Analisis de costo beneficio entre las distintas alternativas
Conclusion

Generalmente, con el objeto de ayudar al cliente a la toma de decision, se concluye el diagnostico con un analisis costo beneficio para cada propuesta. Esta herramienta es de gran importancia en el momento de optar por cual de las alternativas se va a desarrollar.
El analisis costo beneficio tiene como objetivo mostrar cuantitativamente la relacion que existe entre los costos de llevar a cabo las mejoras al sistema y los beneficios que se obtendran de dichas mejoras. Los costos incluyen el equipamiento, el software, los horarios, materiales y el mantenimiento del sistema. Los beneficios se reflejan en la productividad, reduccion de costos de operacion, incremento de la satisfaccion del cliente o empleados, mejora del servicio, etc. Es importante que la relacion costo beneficio se realice utilizando indices o valores absolutos de manera de no verse afectada por el cambio de valuacion de los bienes o cambio de cotizacion de la moneda origen.