Etapas Metodologia para el Analisis de Sistemas

La metodologia propuesta se conforma con las siguientes etapas:

1) RECONOCIMIENTO

Tiene como objetivo el reconocer la organizacion en estudio, definir el objetivo del proyecto e identificar el area de estudio. Esta etapa debera documentarse mediante un informe, en el mismo se consignaran los siguientes items:

Introduccion - (objetivo del informe) es decirque es lo que se va a encontrar en el informe.

Objetivo de la organizacion: que se persigue como empresa u organizacion, a donde se quiere llegar.

Reseña historica: un breve reconto de como evoluciono la organizacion desde sus inicios hasta la actualidad.

Tamaño de la organizacion y dispersion geografica: cantidad de personal, de sucursales, ubicacion geografica, cantidad de transacciones (ventas, compras, etc) con lo que se puede determinar la magnitud de la organizacion y sus transacciones.

Objetivo del mandaro o del proyecto: es decir, para que nos llamaron.

Estructura de la organizacion: desde el punto de vista de cantidad de personas, jerarquia, cadena de mando etc.

Conclusion: determinacion del area de la organizacion que se encuentra involucrada con nuestro proyecto.

este informe se suele acompañar con anexos, como un diagrama de la organizacion en el cual se observe su estructura y las relaciones jerarquicas (organigrama) y con una matriz funcion responsable que permita identificar quien tiene la responsabilidad de llevar a cabo cada una de las tareas que hacen al objeto de estudio.

Para recolectar la informacion necesaria para esta etapa del analisis se utilizan distintas tecnicas de recoleccion de informacion como revision de documentos y entrevistas.

2) PLANEAMIENTO

Esta etapa tiene como objetivo realizar la planificacion de todas las actividades que se llevaran a cabo para el analisis del sistema, la estimacion de sus tiempos de desarrollo y los costos asociados a las mismas.

una de las herramientas de planificacion mas simple es utilizar diagramas de barras que muestran cada actividad de la etapa de analisis del proyecto de sistema y la cantidad de tiempo que tomara cada actividad; este metodo fue desarrollado por Henry L. Gantt. Los diagramas de Gantt, tambien conocidos como diagramas de barras, contienen barras que representan a cada una de las actividades y cuya longitud representa la duracion de la actividad respectiva. La ventaja principal de este tipo de diagrama es la sencillez, a su vez el diagrama puede ser mejorado adicionando a cada barra de tiempo estimado, otra con el tiempo real que demando cada actividad, lo que nos permitira ir ajustando las fechas del proyecto.
Otra manera de utilizar este grafico, es mostrando claramente la precedencia de cada una de las tareas. De esta manera el grafico tambien mostrara el tiempo total de la etapa de analisis sin la necesidad de efectuar la suma de los tiempo de cada una de las etapas.
No debemos olvidar que esta etapa de planeamiento debe ocuparte, al igual de los tiempos, de los recursos necesarios para llevar a cabo el analisis. Estos recursos implican equipos, personal, horarios profesionales, viaticos, etc. De no especificar claramente los recursos necesario, quienes tienen la decision de aprobar o no la continuidad del proyecto no podran tomar la decision con la informacion necesaria para hacerlo corriendose el riesgo que el proyecto fracese debido a una escasa asignacion de recursos.

La etapa de planeamiento al igual que el resto de las etapas se documenta a traves de un informe de planeamiento, en el cual se debera incluir:
-Objetivo del informe
-Estimacion de tiempos y costos para llevar a cabo las dos etapas siguiente del analisis como lo son el Relevamiento y el Diagnostico
-Alternativas de Pago para las distintas etapas
-Tambien se encontrara acompañado de una seccion d anexos, en la cual se incluira el Diagrama de Gantt

3) RELEVAMIENTO

Esta etapa tiene como objetivo principal la recoleccion y documentacion de toda informacion relacionada con como se llevan a cabo las actividades que hacen al sistema en estudio o de que forma trabaja el sistema para cumplir con sus responsabilidades.
Es una etapa en la cual se recolecta informacion relacionada a los distintos procesos que se llevan a cabo, los soportes que se utilizan para la informacion, formularios, asi como los reportes o salidas que se generan. Se desarrolla, generalmente, en los niveles operativos de la organizacion.
Se documenta , aal igual que las etapas anteriores, mediante un informe qu consta de las siguientes secciones:

-Introduccion (objetivo del informe) Representacion de los circuitos administrativos mediante el uso de tecnicas graficas. Cursograma, flujograma, etc.

-El cursograma es una forma de representar, por medio de diagramas o representaciones graficas, circuitos de informacion y flujo de documentos. Representa al sistema administratgivo no concentrado en un lugar o sector , si no en todo aquello donde la informacion remifica y fijando los limites de extension solo en funcion de la conveniencia de quien efectua el analisis.

-Modelo funcional del sistema. Diagrama de flujo de datos DFD.

Es un esquema grafico del movimiento de flujo de datos en una organizacion, los procesos o transformaciones que los mismos sufren y los tipos de salidad que se obtienen. En su estado original, los diagramas de flujo de datos presentan una vision, lo mas ampliada posible de las entradas del sistema, los procesos y las salidad. Una vez que se construye los diagramas de flujo de datos en sus niveles sucesivos (nivel de detalle), los profesionales de sistema utilizan para ayudarse a catalogar loa procesos, el flujo, el almacenamiento, las estructuras y los elementos en un diccionario de datos.

-Diccionario de datos. D.D

El diccionario de datos es una especialidad dentro de los diccionarios de referencia que utilizaremos en la vida diaria. El diccionrio de datos es una referencia de "datos acerca de los datos" (metadatos) recopilados por el profesional de sistema para guiarse durante el analisis y diseño. Es el conjunto de todos los datos de la empresa, y sus caracteristicas definitorias, de uso y conservacion.

Como anexo a este informe se deben adjuntar todos los formulatios, reportes de salida o documentos que se utilizaron como fuente de informacion para el Relevamiento. Es decir toda la documentacion que la organizacion utiliza.
Las tecnicas de recoleccion asociadas a esta etapa son: revision de documentos (manuales o normas de procedimiento), entrevistas, cuestionarios, encuestas u observacion personal.

- Cuestionario: consiste en una serie de preguntas planteadas para que sean respondidas por un conjunto de personas.

-Observacion directa: proporciona informacion de primera mano en relacion a la forma en que se llevan a cabo las actividades , unicamente observando detalladamente la forma de procesar la informacion y las diversas situaciones que se presentan.


4) DIAGNOSTICO

Es la conclusion del analisis. En esta etapa se analiza la informacion relevada y se describen los problemas encontrados, se detallan las soluciones propuestas y se dan distintas alternativas de solucion. Cada alternativa se debe describir claramente a los efectos de que sea comprendida por el cliente/usuario, la misma debe estar acompañada de una estimacion de costos y el tiempo necesario para su diseño, desarrollo e implementacion.

Como ya se ha mencionado para las etapas anteriores, el diagnostico tambien se documenta con un informe que debera tener las siguientes estructuras:

Introduccion
Descripcion de los problemas encontrados
Soluciones propuestas
Alternativas de solucion
Descripcion de la propuesta
Tiempo de diseño, desarrollo e implementacion
Costos, insumos, personal y equipamiento
Analisis de costo beneficio entre las distintas alternativas
Conclusion

Generalmente, con el objeto de ayudar al cliente a la toma de decision, se concluye el diagnostico con un analisis costo beneficio para cada propuesta. Esta herramienta es de gran importancia en el momento de optar por cual de las alternativas se va a desarrollar.
El analisis costo beneficio tiene como objetivo mostrar cuantitativamente la relacion que existe entre los costos de llevar a cabo las mejoras al sistema y los beneficios que se obtendran de dichas mejoras. Los costos incluyen el equipamiento, el software, los horarios, materiales y el mantenimiento del sistema. Los beneficios se reflejan en la productividad, reduccion de costos de operacion, incremento de la satisfaccion del cliente o empleados, mejora del servicio, etc. Es importante que la relacion costo beneficio se realice utilizando indices o valores absolutos de manera de no verse afectada por el cambio de valuacion de los bienes o cambio de cotizacion de la moneda origen.

Metodologia para el Analisis de Sistemas

El analisis de sistemas es el proceso de examinar un sistema de informacion con el objetivo de mejorarlo con metodos y procedimientos mas adecuados. Este proceso se basa en recolectar informacion, clasificar e interpretar hechos, documentar, diagnosticar problemas y emplear la informacion para proponer mejoras al sistema.

Se define como metodologia al procedimiento seguido para alcanzar un objetivo y especialmente para descubrir la verdad y sistematizar los conocimientos. Seguiremos el mismo principio que utilizabamos para el proyecto:definiremos cada una de las etapas que llevaremos a cabo en nuestra metodologia para alcanzar el objetivo de realizar el analisis del sistema.

ANALISIS: Etapas

La etapa de analisis a su vez se divide en etapas, tambien consideradas subetapas, cada subetapa tiene un proposito. los mismo vistos en conjunto logran objetivo de la etapa de anlisis.

En terminos de sistema:

-Las subetapas son los elementos del sistema.
-Sus caracteristicas son diferentes de las del analisis
-Tienen un cierto grado de dependencia funcional
-Juntas conllevan a logran un objetivo

En terminos de Jerarquia Sistematica:

-Cada subetapa puede ser vista como un sistema

Etapas del ciclo de vida estructurado

El ciclo de vida estructurao para un proyecto de sistema de informacion lo definiremos con las siguientes etapas:

ANALISIS DE SISTEMAS

El objetivo del analisis de sistemas es la elaboracion de un diagnostico y una propuesta relacionada con un sistema de informacion. Para llevar a cabo este objetivo el analisis consiste, basicamente, en realizar las siguientes tareas: recopilacion de informacion, documentacion de la informacion, elaboracion de un modelo del sistema, analisis de la informacion, diagnostico y presentacion de propuestas.

DISEÑO DE SISTEMAS

Es el proceso de aplicar distintas tecnicas y principios con el proposito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema con suficiente detalle como para permitir su realizacion fisica.
Consiste en desarrollar los modelos esenciales para la especificacion del sistema a desarrollar.

DESARROLLO DEL SISTEMA

Consiste en la traduccion de los modelos de diseño en elementos que puedan ser utilizados tanto en forma manual como automatica para llevar a cabo las responsabilidades del sistema. Si se trata de sistemas con procesamiento electronico, esta etapa consistira en la construccion del software que es una de las etapas del "ciclo de vida del desarrollo de software"

IMPLANTACION O PUESTA EN MARCHA

Consiste en la puesta en uso del sistema. Esta actividad, generalmente implica la planificacion y ejecucion de otras actividades como por ejemplo: desarrollo de planes de contingencia o vuelta atras, conversion de base de datos, capacitacion de los usuarios, etc. El proceso de implantacion se suele llevar a cabo de distintas maneras, en algunos casos se desarrolla en forma gradual en la cual se trabaja con grupos de usuarios que van recibiendo capacitacion y comenzando a utilizar el nuevo sistema y en otros casos se lleva a cabo en forma integral.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Esta etapa incluye las actividades de mantenimiento del sistema y su control o auditoria. Se entiende como mantenimiento a la modificacion del sistema despues de su entrega al cliente o usuario para corregir defectos, mejorar su rendimiento u otraspropiedades deseables o para adaptarlo a un cambio en su entorno. El control o auditorial de un sistema se lleva a cabo para identificar sus puntos debiles y fuertes. Este proceso, si se realiza de manera adecuada y proporciona mucha informacion que puede ayudar a mejorar la presentacion del sistema y proveer de informacion para mejorar el desarrollo de otros sistemas.


El orden de las etapas no es caprichoso, ya que para comenzar con una etapaa debo de haber concluido con las anteriores.

Ciclo de vida de un proyecto de sistemas

Para llevar a cabo un proyecto de sistema debemos, en primer termino, definir la metodologia que vamos a seguir o el "ciclo de vida del proyecto". El ciclo de vida de un proyecto de sistema ha evolucionado con el correr de los años partiendo de un Ciclo de Vida Clasico, siguiendo con un Ciclo de vida Semiestructurado y llegandose a un Ciclo de vida de Proyecto Estructurado.

En definitiva el ciclo de vida de un proyecto no es ni mas ni menos que la "definicion de la forma en que haremos las cosas", esto significa que antes de empezar con un proyecto de sistema debemos haber definido que cosas vamos a realizar o en que consiste nuestro proyecto. El hacer esta definicion permite tener lo que se denomina un ciclo de vida uniformey unico para los proyectos lo que nos permite incrementar la posibilidad de exito de nuestros proyectos y predecir el tiempo que demandara el mismo

Clasificacion de usuarios

Los usuarios pueden clasificarse en dos grandes grupos: por categoria de trabajo o nivel operacional y por nivel de experiencia.

Tipo de usuario por nivel operacional

Segun su nivel operacional los usuarios pueden clasificarse en operacionales, supervisores y ejecutivos.

Usurario operacional: Son ofocinistas y operadores, son los que mas probablemente tendran contacto diario con el nuevo sistema.

Usuario Supervisor: Son empleados supervisores, administran a un grupo de usuarios operacionales y son responsable de sus logros.

Usuario ejecutivo: generalmente no se involucra directamente en el proyecto, sino que sacan provecho del mismo, pero es muy importante elapoyo logistico para que el sistema se pueda desarrollar.


Tipos de usuario por nivel de experiencia

Los mismos pueden clasificarse en principiantes, novatos presuntuosos y pequeños grupos de expertos.

Principiante: es aquel que jamas ha visto una computadora y que exclama con frecuencia que el no entiende todoeste asunto de las computadoras.

Novatos presuntuosos: Es una persona que ha tenido que ver con uno o dos proyectos de desarrollo de sustemas o peor aun, es un usuario que posee una computadora personal.

Pequeño grupo de expertos: son los usuarios que realmente entienden el analisis de sistema y tambien la tecnologia de las computadoras.

Usiarios

Son los participantes mas importantes en el desarrollo de un proyecto de sistemas y se los define como: "aquel o aquellos para quien se contruye el sistma". Es la persona a la que se tendra que entrevistar a menudo a fin de conocer que debera tener el nuevo sistema para que este sea exitoso.
Generalmente es facil identificar al usuario, pero hay gran numero de situaciones en las que no se conoce la identidad del verdadero usuario o bien en las que hay poca oportunidad de que este interctue con el analista. Cuando esto ocurre hay una gran posibilidad de malos entendidos.

De la relacion con los usuarios o clientes, podemos sacar dos conclusiones importantes:

. Siempre que sea posible, el analista debera tratar de establecer contacto directo con el usuario. Aun si se encuentran involucradas otras personas como intermediarios

. Si no es posible comunicarse directamente con el cliente o usuario, la documentacion generada por el analista se vuelve mas importante, porque esta tendra que llegar en forma explicativa a los clientes, de manera que describa el comportamiento del sistema formal y rigurosamente.

Relaciones del Analista de sistemas

El analista de sistemas esta relacionado con los diseñadores y con los programadores.
Algunos autores manifiestan que los analistas de sistemas pueden entre sus roles realizar cualquiera de las tareas ya sean de analisis, diseño y programacion de los sistemas o cualquier combinacion de ellas (senn), otros en cambio establecen que los analistas deben ser consultores, ser especialistas de apoyo y/o un agente de cambio (kendall & Kendall). Por otro lado, el analista esta relacionado tambien con los usuarios del sistema.

Roles del Analista de sistemas

El analista de sistemas cumple diferentes roles durante la etapa de analisis de un sistema. Podemos decir que es un arqueologo y un escribano, ya que debe tomar nota de toda la informacion que obtiene. E un innovador cuando propone distintas alternativas..., un mediador cuando tienen que convencer a otro y un jefe de proyectos cuando dirige a otras personas para llevar a cabo un trabajo.

Analisis y Diseño de Sistemas

Dentro de las organizaciones, el analisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacion de una empresa con el proposito de mejorarla con metodos y procedimientos mas adecuados.
El analisi es el proceso de clasificacion e interpretacion de los hechos, diagnosticos del problema y empleo de la informacion para recomendar mejoras al sistema. El analisis siempre trabaja sobre el sistema actual, deja de lado los defectos o mejoras que se piensa que deben introducirse e interpreta fielmente al sistema en su estado actual. Un buen analisis de un sistema es aquel que mejor representa la realidad

El diseño de sistemas es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente.

El analisis especifica que es lo que se hace y el diseño como se quiere hacer.

Vamos a considerar el caso de una empresa que se dedica a la venta de articulos deportivo y tienecomo proposito mejorar el control de inventario y el acceso a la informacion.
Antes de diseñar, se necesita averiguar mas acerca del almacenamiento de los productos. Como opera, con que informacion cuenta, cuales son los formularios, cuales son los registros , que informacion se genera, cual es el flujo de informacion.
Necesita saber, tambien, los motivos que tiene la organizacion para cambiar el modo de operacion
Solo despues de un analisis exhautivo nos encontramos en posicion de determinar, como se puede mejorar el procesamiento de la informacion.

Esto es el Estudio del Sistema

Introduccion al Analisis y Diseño

El mundo experimenta cambios a diario, los avances tecnologicos, cientificos, la tecnologia de computadoras y de las comunicaciones cambian a la gente. Conforme a estos cambios la gente pide constantemente cosas diferentes, que alteran los sistemas que los analistas deben desarrollar.
El uso de la informacion ha cambiado, y seguira cambiando, conforme cambia la sociedad. En la actualidad los sistemas de informacion tienen un papel central en la economia de la informacion y estan llevando a cabo cambios con respecto a distintos aspectos como son que las personas trabajen de manera mas inteligente, las ideas como la informacion toman mayor importancia, se nota un cambio global en el concepto de industria, y queda de manifiesto que las personas que trabajan con informacion dominan la fuerza de trabajo.

Trabajos mas inteligentes

La sociedad se apoya en la tecnologia de la informacion, directa o indirectamente para trabajar con mas inteligencia.
Las computadoras ocupan un sitio especial en las organizaciones. Los sistemas proporcionan informacion tanto de problemas como de oportunidades.
El afan por la informacion del mundo actual es incontenible ( revistas, libros, bases de datos), pero las herramientas por si mismas no proporcionan ninguna mejora, es necesario combinarlas con informacion y perspicaacia.

Ideas e informacion

Antes, quien tenia dinero, tenia el negocio. Ahora las ideas y manejoadecuado de la informacion son esenciales para el desarrollo de los negocios. Es necesario crearo buscar oportunidades evaluando de antemano los posibles resultados.
La informacion es vista como un recurso valioso, por lo tanto el peso de nuestra responsabilidad como informaticoses mucho mayor, debido a que es necesaria la confiabilidad que nuestros sistemas brindan.
El exito de un sistema depende de la confianza que tengan los usuarios en la informacion que el mismo genera. Cuando un sistema produce salidad erroneas deja de ser confiable para el usuario final.